De tentoonstelling kan vanaf september 2009 ontleend worden bij het CHGE vzw door scholen, lokale verenigingen, gemeentebesturen & overheidsinstellingen.

Hierbij gelden volgende afspraken inzake de ontlening:

» ontleningsperiode & kostprijs

De tentoonstelling wordt per week ontleend (liefst startend op een zaterdag) met een minimale ontleenperiode van 2 weken. Hierbij moet men rekening houden dat het vervoer, de opbouw en afbraak van de tentoonstelling minstens een halve dag in beslag nemen (gedurende de ontleningsperiode). De minimum ontleningsperiode kan men per week verlengen.

Kostprijs voor de huur van de tentoonstelling bedraagt:

• 'Holocaust.be' = 350,- € huur voor 2 weken [40 banners + videoschermen]
• 'Volkerenmoord, iets van alle tijden?' = 100,- € huur voor 2 weken [12 panelen + mediazuil]
• de verlenging van de ontleningsperiode = 100,- € huur per week (voor de totale ontlening)

Er is een korting voorzien voor scholen die willen meewerken aan een korte bevraging.

» begeleiding

Bij elke ontlening wordt een begeleider van het CHGE vzw voorzien voor de opbouw en afbraak. Er dienen vooraf goede afspraken gemaakt te worden waar en wanneer de tentoonstelling zal worden opgesteld. Deze begeleiding staat ook in voor de controle van de materialen en meldt aan het CHGE vzw de eventuele schade of verlies.

» transport

De tentoonstelling wordt bij voorkeur opgehaald door de ontlener. Hiervoor is een kleine bestelwagen noodzakelijk. Indien de ontlener niet over eigen transport beschikt, moet er beroep gedaan worden op een verhuurbedrijf naar eigen keuze. [gesloten laadbak verplicht!] De afspraken en transportkosten vallen volledig ten laste van de ontlener en worden rechtstreeks door de ontlener betaald aan het verhuurbedrijf.  Het afhaaladres van de tentoonstelling is in Gent-centrum.

» promotiemateriaal

Er wordt gratis digitaal promotiemateriaal (pdf) voorzien voor de ontlener (affiche, uitnodiging, ...). Indien de ontlener dit wenst kan het promotiemateriaal voorzien worden van eigen informatie (zoals contactgegevens, officiële opening, bezoekuren, logo's e.d.). De ontlener dient hiervoor de teksten en eventuele logo's voldoende op voorhand digitaal aan te leveren bij het CHGE vzw.

» overeenkomst & waarborg

Ten laatste 14 dagen voor het begin van de ontleningsperiode wordt u gevraagd de ontleningsovereenkomst ingevuld en ondertekend terug te sturen.

Er wordt een waarborg gevraagd van 250 €. Deze waarborg wordt 14 dagen voor de aanvang van de tentoonstelling overgemaakt aan het CHGE vzw op rekeningnnumer 001-4603064-05 met vermelding "Holocaust.be + locatie". Na de tentoonstelling stort het CHGE vzw de waarborg terug, eventueel na aanrekening van schade of verlies. Bij laattijdige annulatie (minder dan 14 dagen voor de geplande ontleningsperiode) wordt de waarborg ingehouden.